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E-burocracia com MS-Office

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Figura 1: Tirinha do Dilbert (c) Scott Adams

Aquilo que convencionamos chamar de Office é um conjunto de quatro softwares que surgiram separadamente: editor de texto ("Word"), planilha eletrônica ("Excel"), banco de dados ("Access") e apresentação em slides ("Powerpoint"). Tanto a qualidade dos softwares individuais quanto a popularidade do pacotão MS-Office (que inclui todos eles) explicam sua imensa penetração.

O Office teve como público-alvo inicial aquelas pequenas empresas que não podiam arcar com um ERP tradicional, nem com os caros mainframes (e depois com os servidores UNIX). Antes do Office, a alternativa comumente empregada era um ERP tabajara feito em Clipper por algum adolescente. Muitos de nós começaram a carreira sendo exatamente estes adolescentes :)

O fato é que muitas empresas caíram vítimas de programas mal-feitos, de programadores que sumiram sem deixar o código-fonte, e de outras mazelas que tornavam os sisteminhas inflexíveis. Tudo isso fez a (injustificada) má fama do Clipper e marginalizou a profissão de desenvolvedor. Isto foi espantando os informatas para outras especialidades. A atual escassez de desenvolvedores no Brasil pode muito bem dever-se a isso.

Sem dúvida o melhor dentre os softwares Office é o Excel. A idéia da planilha eletrônica já é incrível por si só, mas o Excel ergueu essa idéia a outro nível de excelência. Um ex-chefe meu, o Adoniz, era tão entusiasmado a respeito do Excel que costumava dizer que "a Microsoft devia ganhar o prêmio Nobel" por ele.

Já o Access não parece ter alcançado grande sucesso, embora parecesse em 1993 o mais promissor dos componentes do Office. Um outro ex-patrão (o Roberto) chegava a prever a morte de outras linguagens de programação, antevendo o Access dominando no lado cliente, e servidores SQL no lado servidor. Ele considerava que o Excel estava sendo usado em excesso, em tarefas que o Access seria mais adequado.

Fazer alguma coisa em Access exige fazer um mínimo de modelagem dos dados e processos. Bem ou mal, os sisteminhas em Clipper exigiam que se pensasse o workflow da empresa. Já uma planilha Excel não exige, a priori, esse tipo de preparação. Qualquer um consegue fazer uma planilha. Talvez ela fique bem modelada, talvez não. A maior probabilidade é pelo não.

E o uso dessas ferramentas, antes coisa de empresa pequena, foi contaminando as empresas/entidades de tamanho maior. Assim como os sistemas em Clipper foram amaldiçoados, os mainframes também o foram, tanto que a IBM balançou forte nos anos 90 por conta da demonização da computação centralizada.

E aí começa o drama da e-burocracia.

Como não existe necessidade de pensar, e como o Office é de conhecimento mais ou menos universal, começa a proliferação de documentos Word, Excel e Powerpoint (e infelizmente nenhum Access).

Antigamente, governos e empresas burocráticas criavam um novo formulário para cada nova situação. Agora criam um e-formulário: um template do Office.

Dentro de uma burocracia, o formulário cumpre a função de transferir ao "cliente" a tarefa de tabular os dados. Afinal, toda burocracia tem por objetivo final controlar tudo e todos, sem precisar efetivamente fazer nada :)

Muitas vezes essa transferência de trabalho faz sentido, como num relatório de despesas de viagem. Mas existe o jeito certo e o jeito errado de fazer isso. Um "jeito certo" é um formulário Web que armazene os dados num banco. Isto permite usar os dados de forma efetiva.

O "jeito errado" é preencher uma planilha, pois a manipulação posterior dos dados tende a ser mais difícil (exemplo: descobrir o total de despesas de viagem nos últimos quatro anos, quando cada relatório está numa planilha diferente e possivelmente num formato interno diferente).

O "jeito mais errado ainda" e infelizmente o mais comum é imprimir a planilha e mandar para a burocracia apenas a versão impressa. O computador serviu apenas como máquina de escrever. Mas para a burocracia este foi o método mais "fácil" pois não exigiu pensar o workflow nem construir um sistema. Criou-se a ilusão de ordem e automatismo, mas na verdade não há nenhum dos dois.

Desconsiderando o pior caso, ainda assim você acaba com uma biblioteca de milhares de arquivos, entre modelos e documentos preenchidos. Para esses documentos serem minimamente úteis, eles precisariam estar num sistema de arquivos organizado e com controle de versão — o que quase nunca acontece. E mesmo quando acontece, é ainda praticamente impossível fazer qualquer consolidação ou processamento dos dados contidos dentro dos formulários.

Ainda outro problema, que eu enfrentava quando era professor: os formulários mudam. Aí eu tinha de transcrever manualmente os dados do e-formulário velho para o e-formulário novo a cada semestre, embora os dados em si nunca mudassem.

Ainda assim, reluta-se em criar um sistema específico para o workflow, em parte devido aos traumas de inflexibilidade que citei anteriormente, em parte por preguiça ou incapacidade de se modelar o workflow.

E o aspecto estético também sofre. Muito.

Via de regra os tais e-formulários são verdadeiros pesadelos visuais, com uso liberal de negritos, itálicos, vermelhos, todos os tamanhos e tipos de fonte disponíveis no Windows. Aquela mentalidade de pobre no bufê, que tem pôr ao menos uma colherada de cada coisa no prato, só porque está no bufê. Burocratas exercitam todo o seu "bom gosto" e "criatividade" na criação dos templates, e ai de quem reclamar.

Aí você olha um relatório antigo, em papel zebrado, produzido por uma impressora de mainframe ou mesmo por uma máquina de escrever, e parece muito mais bonito, legível, profissional e direto ao ponto.

Por que muita gente usa algo anacrônico como o LaTeX para escrever artigos científicos e teses de mestrado? Porque o resultado final sai estético sem esforço. O redator preocupa-se apenas com o conteúdo, e é assim que todo editor de texto moderno deveria ser usado.

Meu amigo Rudá diria que "o brega é o sintoma do doente". Nada mais correto.

A própria preponderância da forma sobre o conteúdo, a proliferação de "modelos oficiais", mesmo quando de bom gosto, é outro sintoma da doença. Primeiro, como eu já citei antes, modelos mudam com o tempo, e isso exige transplante de dados. Segundo, a obrigatoriedade de um modelo sugere que se use um sistema automatizado que imponha aquele modelo.

É a grande vantagem do LaTeX para geração de monografias: a escola exige um determinado formato, mas fornece o pacote LaTeX para aquele formato — o aluno gera o documento "oficial" com esforço zero. É bem verdade que também existem templates Word, mas os templates LaTeX são caixas-pretas, e o modelo caixa-preta, que separa rigidamente conteúdo de apresentação, acaba funcionando muito melhor.

Mas qual é a solução? Obviamente não é o caso de "banir" o Office. As ferramentas Office são incrivelmente úteis, até mesmo na modelagem de sistemas.

O caso talvez seja mais o de "não alimentar os trolls". Ou seja, a liderança da empresa tem de ser conscientizada da e-burocracia, para que ela seja combatida de cima para baixo. Tarefa difícil, pois hoje o PowerPoint é a lingua franca da comunicação gerencial...

Aliás, sobre PowerPoint, as pesquisas científicas têm reiteramente mostrado que é a pior forma de didatismo. Isso eu senti na pele no meu último semestre como professor. Achei que estava melhorando a qualidade da minha aula, fazendo slides ao invés de falar livremente e usar o quadro-branco — e os alunos ficaram 30% mais sonolentos.

Talvez seja ainda outro caso de mau uso. O protótipo da má apresentação PowerPoint é o palestrante ficar "lendo" os slides, de costas para o público, demonstrando desconhecer o tema falado, e gastando metade da palestra no slide de índice. (Dica do Osvaldo Santana: nunca faça slide de índice numa apresentação. Vá direto ao assunto desde o primeiro quadro.)

Acho mesmo que o potencial de mau uso e de desperdício de tempo com efeitinhos especiais tornam o PowerPoint mais ruim que bom como ferramenta empresarial. Jeff Bezos, fundador da Amazon, prefere discutir memorandos que fazer slides, porque escrever e ler memorandos força todo mundo a pensar.

Expressar idéias de forma "ordeira e papeliforme" soa esquisito hoje em dia: é coisa para interlocutores tão inteligentes quanto pedantes. Mas talvez seja mesmo o caso de forçar as pessoas a escrever, e a ler, e a refletir.

Nesse estado de coisas, a Web 2.0 é uma agradável moda, pois é um retorno à computação centralizada. Sistemas baseados em Web são muito mais "caretas" em termos de arquitetura do que eram os sistemas cliente/servidor baseados em SQL.

O próprio Office vai se deslocando para direções completamente inéditas, como a edição cooperativa e concomitante de documentos, como a do Google Apps. Muita gente pensa que tais coisas não passem de brinquedos. Eu vejo elas como o resgate da utilidade original do Office — a prototipagem informal.

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