Princípios de Contabilidade (parte 3 de 5: balanço)
Princípios de Contabilidade (parte 3 de 5: balanço)
Este texto está dividido em quatro partes: 1, 2, 3, 4 e 5. Esta é a terceira parte.
Em contabilidade, evita-se dizer que uma conta está "positiva" ou "negativa", mas eventualmente é necessário fazê-lo porque o saldo de uma conta precisa ser traduzido em termos materiais, ou precisa ser explicado a um leigo.
Ativo e despesa têm natureza devedora, ou seja, os saldos das respectivas contas são considerados "positivos" quando são devedores. As contas tornam-se mais positivas quando recebem aplicação (e portanto débito) de recursos.
Passivo, receita e capital têm natureza credora, e a explicação é simétrica. Quando uma conta dessas serve como origem (crédito) de recursos, ela se torna mais positiva. Se for uma conta passiva, espera-se que um dia ela receba um lançamento a débito para ser zerada — o pagamento da dívida.
A coisa começa realmente a complicar quando uma conta possui saldo negativo. Normalmente, um saldo negativo é erro de lançamento ou erro de classificação. Algumas dicas a respeito:
Como já foi dito, no balanço fechado o ativo é igual ao passivo. Porém, qualquer lançamento que envolva contas de resultado — receita ou despesa — destrói esse equilíbrio. A receita "faz surgir" dinheiro do nada (se a empresa dá lucro ;) e a despesa é um "buraco negro" de recursos.
O fechamento de balanço é o restabelecimento do equilíbrio original. Todas as receitas e despesas são transferidas para uma conta de capital, denominada "Lucros ou prejuízos acumulados". O resultado líquido é considerado dali por diante como parte integrante do capital.
Se esse conceito é completamente novo para você, aconselho-o a fazer um "teste de mesa", com uma entidade fictícia. Crie-a com um capital e/ou dívidas, faça 2 ou 3 lançamentos de receita e despesa e veja como o fechamento restabelece o equilíbrio do balanço patrimonial.
E como se transfere os saldos das contas de resultado para essa conta de capital? Em alguns sistemas informatizados, isso acontece "milagrosamente" — no dia 31/Dez as contas têm saldo, no dia 01/Jan elas aparecem zeradas, e o saldo de lucros acumulados foi alterado.
Em outros sistemas, deve ser executado um procedimento que cria os lançamentos explícitos de zeramento. Tais lançamentos são "estéreis", não representam eventos monetários no mundo real, e devem ser filtrados no software de modo a não distorcer alguns relatórios.
Os bancos, por força de norma do Banco Central, adotam um plano de contas bastante curioso, onde as contas de resultado estão dentro do capital. Por conta disto, o balanço do banco sempre está fechado.
Uma vez que os bancos têm de manter sua contabilidade atualizada diariamente, para que os correntistas vejam seus saldos corretos, eles também podem emitir balanços fechados diários.
Além de prestar contas aos correntistas, o banco deve satisfações ao Banco Central, que verifica diariamente o balanço. Se o capital ficar negativo (devedor), o banco é imediatamente liquidado, e seus donos são mandados para a prisão (#sqn).
A transferência dos saldos das contas de resultado para a conta de lucros/prejuízos ainda ocorre na contabilidade bancária, numa base mensal ou anual, mas apenas para produzir demonstrativos mensais ou anuais do resultado.
Plano de contas é, grosso modo, a lista de contas que serão objeto de lançamentos.
Em tese, apenas 5 contas são necessárias: ativo, passivo, capital, receita e despesa. Este é um plano de contas absolutamente correto, que comporta qualquer lançamento possível. Mas os relatórios gerados a partir desse plano tão enxuto teriam uma qualidade muito baixa.
Por outro lado, pode-se exagerar no detalhamento de contas. Esse é mesmo o erro mais freqüente. Se eu quiser controlar quanto café é consumido em cada setor de uma empresa de porte mundial, basta criar uma conta para cada setor, mas aí seria preciso criar os mecanismos burocráticos para medir o consumo e gerar os lançamentos contábeis. Perfeitamente possível, perfeitamente válido, e totalmente inútil.
Cabe a você determinar a granularidade das contas — use o bom senso. Apenas evite criar as famigeradas contas "etcetera", como "Despesas diversas". Tais contas desestimulam a manutenção do plano de contas. Depois de algum tempo, 90% das despesas serão "diversas". Um bom plano de contas não tem esse tipo de coisa.
O plano de contas contém contas analíticas e sintéticas. As contas analíticas são as contas reais, que podem receber lançamentos. As contas sintéticas são simplesmente a soma de um conjunto de contas analíticas. Os valores sintéticos são úteis para análise gerencial dos relatórios contábeis.
Pode haver contas sintéticas que contenham outras contas sintéticas. O plano de contas é uma estrutura hierárquica, com pais, filhos, netos etc. formada pelos diversos níveis de contas sintéticas. O último nível é composto pelas contas analíticas, que efetivamente contém valores e fatos contábeis.
Para deixar clara a relação de paternidade entre as contas, é tradição usar um código estruturado para cada conta contábil. Apenas olhando-se para o código, é possível saber imediatamente se a conta é analítica ou sintética, e quem é sua conta-pai, conta-avó, etc.
Exemplo com código estruturado de 4 níveis:
Convém não exagerar no número de níveis do plano, para não torná-lo excessivamente enrolado. Cinco níveis são suficientes para balanços de empresas grandes. Quatro níveis devem ser suficientes para uma contabilidade gerencial informal.
A disposição das contas no plano rege o formato dos relatórios contábeis, notoriamente o balanço. Os balanços publicados costumam trazer apenas contas sintéticas de nível muito alto, por brevidade. As contas ativas são ordenadas por liquidez. As contas passivas, por prazo de exigibilidade, com os prazos mais curtos figurando mais ao topo.
As receitas são ordenadas pela relação com o objeto social. Se a empresa fabrica latas de alumínio, as vendas de latas devem figurar mais ao topo, a venda de sucata mais abaixo, e a venda de um terreno lá no rodapé.
As despesas são ordenadas pela sua relevância para o negócio: primeiro vêm os custos variáveis, depois os custos fixos, depois despesas necessárias, e por último as liberalidades.
Importante lembrar que despesas que são meras liberalidades não são consideradas pela Receita Federal no cálculo do Imposto de Renda da empresa, já que podem ser distribuição disfarçada de lucros. (Lembrando que no Brasil a pessoa física não paga imposto ao receber lucro distribuído de empresa, enquanto nos EUA a tributação tende a se concentrar na pessoa física. Por isso a Receita de lá marca mais firme as pessoas físicas, enquanto a daqui foca mais nas empresas grandes que recolhem IR pelo lucro real.)
Para iniciar a criação de seu plano de contas, uma boa pedida é pedir um plano pronto a um contador, ou dar uma olhada num balanço publicado. Se você nunca sequer viu um balanço, é hora de comprar uma ou duas edições de um jornal de grande circulação, que freqüentemente traz balanços de grandes empresas.
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