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Princípios de Contabilidade (parte 4 de 5: relatórios contábeis)

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Este texto está dividido em cinco partes: 1, 2, 3, 4 e 5. Esta é a quarta parte.

Histórico padrão

Contabilidade é uma ciência bastante interessante; o que estraga são os contadores que tornam tudo muito chato e repetitivo. Eis uma típica descrição de lançamento feita por um contador profissional:

PGTO N/DATA C/ CHEQUE A VISTA CRUZADO PARA COMPRA DE CAFÉ MELITTA PCT. DE 500GRMS.

Ou seja, ele repetiu tudo que a data do lançamento e as contas envolvidas já tinham tornado óbvio. Bastaria dizer "500g CAFÉ". Qual o sentido em dizer que algo foi "na data"? Se aconteceu ontem, o lançamento teria a data de ontem, certo?

Para facilitar a vida dos contadores prolixos, criou-se o histórico padrão, que é um pré-cadastro de descrições usadas muito freqüentemente. Ao final do histórico padrão, pode-se complementar com uma descrição livre. No exemplo acima, um bom candidato a histórico padrão seria "PGTO BLA BLA PARA COMPRA DE", pois é extremamente comum a compra de algo com cheque.

Assim, tanto o contador prolixo quanto o estressado digitador ficam felizes. Pessoalmente, acho que, numa contabilidade pequena, com um bom plano de contas, o histórico padrão é desnecessário. Mas 99% dos contadores discordarão.

Centro de custo

O plano de contas é unidimensional. Muitas vezes, é necessário fazer o controle de custos em 2 dimensões. Por exemplo, temos contas como "gastos com xerox" e "gastos com cafeteria". Aí temos "setor A", "setor B" e "setor C". A solução burra seria criar seis contas (2×3), o que não é viável numa empresa com 1000 tipos de despesa e 200 setores (pois redundaria em 200 mil contas).

Outro problema é escolher quem vem primeiro na hierarquia do plano de contas: tipo de despesa ou setor? Se escolhermos o setor como conta agregadora, não teríamos como saber facilmente o total geral das despesas com café, e vice-versa.

Para evitar estes problemas, os setores devem ser centros de custo. A tabela de centros de custo é uma espécie de plano de contas paralelo, mais informal e geralmente não hierárquico. Além das contas normais, cada lançamento contábil pode ser atrelado a um centro de custo. Nem todo lançamento terá um centro de custo; em geral, apenas as despesas normais de custeio (daí o nome).

Dessa forma, voltando ao nosso exemplo, haveria uma única conta contábil para despesas com cafeteria. Se esta rubrica aparecer com valor elevado, usa-se então o centro de custo para descobrir que setor está bebendo café demais. Qualquer software contábil também permite emitir relatórios com o total da despesa por centro de custo.

Relatórios contábeis

Diário

O diário é o mais simples dos relatórios. Lista os lançamentos em ordem cronológica. Gasta bastante papel, e seu valor gerencial é quase nulo. Dificilmente você vai manuseá-lo, principalmente se estiver usando contabilidade informatizada (ou seja, todo mundo).

Porém, é o único relatorio suficiente para recriação de todo o histórico contábil a partir de mídia impressa. Por isso, sua impressão é obrigatória em contabilidade fiscal. Sim, isso acaba gerando centenas de quilos em livros-diário.

(Talvez hoje em dia o diário já seja aceito num formato eletrônico, estou realmente por fora.)

Razão

Razão é a listagem de lançamentos, em ordem cronológica, mas de apenas uma conta em particular. Se as descrições dos lançamentos forem suficientemente claras, o razão já tem alguma utilidade gerencial, pois mostra o que aconteceu com aquela conta durante o período.

O razão também lista a evolução do saldo da conta (importante para contas patrimoniais), coisa que o diário não faz. Em contabilidade fiscal, sua impressão também é obrigatória, e gasta ainda mais papel que o diário. A propósito, não existe razão de contas sintéticas (eu nunca vi, ao menos).

Balanço

O balanço é o rei dos relatórios contábeis, pois mostra todas as movimentações financeiras da entidade. É o principal relatório publicado pelas empresas de capital aberto. (IMHO empresas de capital fechado acima de certo tamanho também deveriam ser obrigadas a publicá-lo, existe até projeto de lei nesse sentido, mas isso é outra história.)

Cada linha do balanço lista uma conta, com seu saldo inicial, movimentos a débito, movimentos a crédito, e saldo final. Apenas as contas sem saldo e sem qualquer movimentação ficarão de fora, pois são completamente desinteressantes no período.

As contas sintéticas aparecem no balanço, com os valores acumulados das suas contas-filhas. Em balanços publicados, aparecem apenas as contas sintéticas de um certo nível para cima, por questões de brevidade.

O balanço emitido fora da época de fechamento é denominado "balancete de verificação". Ele não "fecha", ou seja, ativo é diferente de passivo. Já o balanço patrimonial "fecha" pois é emitido após o zeramento das contas de resultado. Nos balancos publicados, figuram apenas as contas patrimoniais. As contas de resultado são deixadas para o DRE.

Existe uma área altamente especializada da contabilidade, a análise de balanços, que destina-se a metrificar a saúde financeira com base no balanço publicado. Há inúmeros livros escritos sobre este assunto e não pretendo entrar em detalhes aqui. Apenas vou pedir que você, ao dar uma olhada num balanço de jornal, preste atenção no seguinte:

Demonstração de Resultados (DRE)

O DRE demonstra a movimentação das contas de resultado. A rigor, um balancete pode fazer o mesmo, mas o DRE o faz num formato mais enxuto e apropriado.

Os DREs publicados trazem apenas contas sintéticas de certo nível para cima, por brevidade. Também rearranjam as contas para trazer as despesas numa ordem mais propria à análise. Exemplo:

(1) RECEITA BRUTA
(2) DEDUÇÕES DA RECEITA BRUTA (e.g. impostos sobre faturamento)
(3) RECEITA LÍQUIDA = (1-2)
(4) CUSTOS VARIÁVEIS
(5) MARGEM DE CONTRIBUIÇÃO = (3-4)
(6) CUSTOS FIXOS
(7) LUCRO BRUTO = (5-6)
(8) DESPESAS
(9) LUCRO LÍQUIDO = (7-8)

Em particular no caso de haver prejuízo, o formato acima é útil porque vê-se rapidamente onde está o sumidouro de recursos.

Os lançamentos "estéreis", de fechamento de balanço, não podem ser levados em conta. Do contrário, todas as contas do DRE apareceriam com valor zero.

Demonstrativo de origens e aplicações de recursos (DOAR)

Num balanço, pode ser difícil enxergar "de onde veio" e "para onde foi" o dinheiro. O ativo cresceu por faturamento ou por contração de dívidas? O ativo encolheu por excesso de despesa ou por devolução de capital aos sócios?

É possível responder a essas perguntas apenas com o balanço e o DRE em mãos, mas seria preciso calcular a movimentação líquida de cada conta. Se a conta de Contas a Receber teve 2500 a débito e 2600 a crédito, sua movimentação líquida foi 100 a crédito, e foi uma origem líquida de recursos.

O demonstrativo de origens e aplicações faz exatamente isso - lista as movimentações líquidas das contas. Geralmente o faz em ordem crescente de valor. Naturalmente, as contas sem movimento no período não figuram no DOAR. Os lançamentos de fechamento de balanço também têm de ficar de fora.

Num plano de contas suficientemente detalhado, um DOAR de contas analíticas é inútil, não só porque fica incrivelmente longo, mas principalmente porque dilui muito o peso das contas individuais. Não me interessa se foram gastos 10 reais em canetas Bic verdes, mas certamente me interessa se foram gastos 10 milhões em material de expediente.

Dessa forma, um DOAR bem elaborado lista apenas contas sintéticas de determinado nível. Assim, o peso de diversas contas analíticas pequenas, porém numerosas, é multiplicado no relatório.

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